POWRÓT

10.1  Tworzenie struktury pliku danych

 

      Bardzo istotnym elementem w przygotowaniu danych jest konstrukcja właściwej struktury pliku danych.  Bardzo częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników Excela jest niepoprawne przygotowanie danych źródłowych. Uruchomienie niektórych narzędzi (Sumy częściowe czy Tabele przestawne) w takim arkuszu spowoduje po prostu wyświetlenie komunikatu o błędzie. Ponadto niektóre funkcje wyszukujące operujące na tablicach danych będą zwracały dziwne wyniki. W jaki sposób zatem przygotować dane, aby bez ograniczeń je przetwarzać i kompetentnie przygotowywać raporty oraz zestawienia? Należy kierować  się kilkoma żelaznymi zasadami:

       1. Zawsze nadawaj nagłówki WSZYSTKIM kolumnom. Jest to szczególnie istotne przy stosowaniu narzędzi służących do grupowania danych. Rozwijane listy Autofiltra, czy pola Raportu przestawnego odwołują się w swoim działaniu do nazw kolumn stanowiących ich nagłówek.

       2. Zwracaj uwagę na to, aby w wierszu nagłówkowym zawsze znajdowały się wartości tekstowe (w szczególności pierwszy znak). Zyskasz pewność, że nie zostanie on zakwalifikowany jako pierwszy wiersz z danymi.

       3. Zadbaj, aby tabela miała układ listy. Tabela w układzie listy odpowiada bazie danych, w której każdy wiersz jest nowym rekordem. Ma to bardzo istotne znaczenia w dalszej obróbce danych, w szczególności we wszelkiego rodzaju przekształceniach i analizach.

Dane nie mają układu listy - NIE

Te same dane w układzie listy - TAK

       4. Wprowadź w każdej kolumnie odpowiednie jednolite formatowanie. Wartości liczbowe czy też daty lub czasu  nie mogą być rozpoznane przez Excela jako tekstowe, o czym będzie świadczyć wyrównanie ich do lewej krawędzi kolumny. Jeśli tak się stanie, to w najlepszym przypadku program wyświetli w komórkach wynikowych komunikaty o błędzie, a w najgorszym: zwróci niedokładne wyniki obliczeń, o czym w żaden sposób Cię nie poinformuje!

       5. Rozdziel do osobnych kolumn dane dotyczące różnych kategorii.  Jeżeli w jednej komórce umieścisz dwie różne informacje, to nie będziesz mógł osobno analizować i grupować tak wprowadzonych danych. Przykład: w jednej kolumnie są wprowadzone imiona i nazwiska klientów. Chcesz je ułożyć alfabetycznie i pojawia się problem. Nie możesz skorzystać z szybkiego sortowania, bo kolejność alfabetyczna będzie uwzględniała imiona, a nie nazwiska. Tracisz więc niepotrzebnie czas na rozdzielanie danych.

       6. Unikaj pustych wierszy i komórek wewnątrz tabeli. Ma to duże znaczenie przy korzystaniu z narzędzi, które konfigurujesz za pomocą kreatorów. Excel sam bowiem rozpoznaje zakres danych źródłowych, a w przypadku występowania pustych wierszy zaproponuje użytkownikowi niepoprawne odwołanie.

 

 
   
POWRÓT