10.1 Tworzenie struktury pliku danych
Bardzo istotnym elementem w przygotowaniu danych jest konstrukcja właściwej struktury pliku danych. Bardzo częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników Excela jest niepoprawne przygotowanie danych źródłowych. Uruchomienie niektórych narzędzi (Sumy częściowe czy Tabele przestawne) w takim arkuszu spowoduje po prostu wyświetlenie komunikatu o błędzie. Ponadto niektóre funkcje wyszukujące operujące na tablicach danych będą zwracały dziwne wyniki. W jaki sposób zatem przygotować dane, aby bez ograniczeń je przetwarzać i kompetentnie przygotowywać raporty oraz zestawienia? Należy kierować się kilkoma żelaznymi zasadami: 1. Zawsze nadawaj nagłówki WSZYSTKIM kolumnom. Jest to szczególnie istotne przy stosowaniu narzędzi służących do grupowania danych. Rozwijane listy Autofiltra, czy pola Raportu przestawnego odwołują się w swoim działaniu do nazw kolumn stanowiących ich nagłówek. 2. Zwracaj uwagę na to, aby w wierszu nagłówkowym zawsze znajdowały się wartości tekstowe (w szczególności pierwszy znak). Zyskasz pewność, że nie zostanie on zakwalifikowany jako pierwszy wiersz z danymi. 3. Zadbaj, aby tabela miała układ listy. Tabela w układzie listy odpowiada bazie danych, w której każdy wiersz jest nowym rekordem. Ma to bardzo istotne znaczenia w dalszej obróbce danych, w szczególności we wszelkiego rodzaju przekształceniach i analizach.
4. Wprowadź w każdej kolumnie odpowiednie jednolite formatowanie. Wartości liczbowe czy też daty lub czasu nie mogą być rozpoznane przez Excela jako tekstowe, o czym będzie świadczyć wyrównanie ich do lewej krawędzi kolumny. Jeśli tak się stanie, to w najlepszym przypadku program wyświetli w komórkach wynikowych komunikaty o błędzie, a w najgorszym: zwróci niedokładne wyniki obliczeń, o czym w żaden sposób Cię nie poinformuje! 5. Rozdziel do osobnych kolumn dane dotyczące różnych kategorii. Jeżeli w jednej komórce umieścisz dwie różne informacje, to nie będziesz mógł osobno analizować i grupować tak wprowadzonych danych. Przykład: w jednej kolumnie są wprowadzone imiona i nazwiska klientów. Chcesz je ułożyć alfabetycznie i pojawia się problem. Nie możesz skorzystać z szybkiego sortowania, bo kolejność alfabetyczna będzie uwzględniała imiona, a nie nazwiska. Tracisz więc niepotrzebnie czas na rozdzielanie danych. 6. Unikaj pustych wierszy i komórek wewnątrz tabeli. Ma to duże znaczenie przy korzystaniu z narzędzi, które konfigurujesz za pomocą kreatorów. Excel sam bowiem rozpoznaje zakres danych źródłowych, a w przypadku występowania pustych wierszy zaproponuje użytkownikowi niepoprawne odwołanie.
|
||||||
POWRÓT |